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    Gestione documentale

    Per Gestione documentale applicata al mondo del software si intende lo sviluppo di applicazioni specificamente pensate per rendere semplice ed efficace la creazione e la condivisione collaborativa dei documenti emessi e ricevuti da un'azienda.

    Questi software, definiti DMS (Document Management System), sono in grado di gestire i processi di acquisizione, archiviazione e consultazione di tutti i tipi di documenti di un’azienda, sia cartacei che già prodotti in formato digitale: corrispondenza, preventivi, ordini, contratti, fatture, disegni, foto, verbali, documenti contabili e fiscali.

    I software per la gestione documentale consento in genere le seguenti attività:

    • Creare documenti e archiviarli automaticamente con creazione di una cartella pratica/commessa o cliente
    • Autocomporre il documento o perfino l’e-mail a partire da modelli con i dati
      del cliente e della pratica/commessa, risparmiando tempo prezioso nelle
      comunicazioni di routine
    • Collegare file di qualunque tipo, ad esempio quelli ricevuti dalla posta elettronica o scansioni di documenti cartacei, alle pratiche o attività/eventi
    • Catalogare documenti preesistenti, anche in blocco, cartella per cartella
    • Protocollare la corrispondenza in arrivo o i documenti di terzi ricevuti in custodia
    • Catalogare le e-mail ricevute e spedite da Outlook/Entourage. Si ha il duplice vantaggio di farne una copia di backup e di registrarne l’attività per poterla successivamente documentare per statistiche e verifiche
    • Controllare l’accesso al documento, che può essere riservato all’autore, ai referenti delle pratica/commessa o ad un gruppo di persone selezionate
    • Gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni, con possibilità di duplicarlo e rinominarlo per associarlo ad altra pratica/commessa o cliente

    La soluzione STR

    Knos è un’applicazione web per la gestione documentale. Si tratta di una soluzione, integrata in modo nativo con il software STR/TeamSystem, che permette la creazione di un archivio aziendale centralizzato, riducendo tempo e costi per la gestione della documentazione.

    Le principali funzionalità di Knos sono:

    • Gestione Documentale (Archiviazione e Workflow)
    • Conservazione sostitutiva
    • Storicizzazione (gestione dell’archivio storico)
    • Gestione del cartaceo Barcode OCR
    • Protocollo informatico
    • Knos Mobile su tablet e iPad

    Nel campo della gestione documentale STR offre anche le funzionalità di Gestione e Archiviazione documenti all'interno di STR Vision Time, ilsoftware gestione studio professionale che rende la gestione operativa e amministrativa di dati, documenti e contabilità dello studio un passaggio semplice ed efficiente, utile a migliorarne la produttività e l’efficienza.

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