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    Gestione e Archiviazione documenti

    E’ noto che in uno studio tecnico transita e viene prodotta parecchia documentazione e che la sua gestione intelligente determina dei vantaggi tangibili, operativi ed economici, anche rilevanti, nel momento in cui il suo reperimento puntuale risulta facile ed efficiente.

    In questo senso il software archiviazione documentiSTR Vision Time consente di creare documenti con Word, o OpenOffice, e di archiviarli automaticamente in una cartella pratica/commessa e/o cliente/fornitore autocomponendo il documento, o la e-mail, a partite da modelli con i dati del cliente e della pratica/commessa.

    Nel programma per archiviare i documenti viene consentito anche di collegare qualunque tipo di file, come ad esempio quelli ricevuti dalla posta elettronica, alle pratiche, attività/eventi e alle anagrafiche clienti/fornitori (comprese le scansioni e catalogazione documenti cartacei) e di:

    • Catalogare documenti preesistenti, anche in blocco, cartella per cartella;
    • Protocollare la corrispondenza in arrivo o i documenti di terzi ricevuti in custodia;
    • Catalogare le e-mail ricevute e spedite da Outlook/Entourage;
    • Controllare l’accesso ai documenti che possono essere riservati al solo autore, ai referenti delle pratica/commessa o ad un gruppo di persone;
    • Gestire il ciclo di vita dei documenti, delle loro revisioni (con possibilità di rinominazione, duplicazione e associazione ad altra Pratica/commessa o cliente;
    • Catalogare i documenti con indici di ricerca liberi o tabellati e organizzare le ricerche in base a tali indici con logica AND, OR, AND NOT, OR NOT;
    • Caricare e disporre di modelli da richiamare nella composizione di nuovi documenti.

    L'agenda complessiva di studio e documenti sono integrati tra loro per ottimizzare il flusso di lavoro documentale. In questo modo l’operatore può trovare facilmente il modello di documento o di e-mail da redigere come attività pianificata in agenda senza disperdere la sua attenzione nel reperimento del modello necessario.

    All'interno del software, aprendo una scheda documento, è subito chiaro se è già stata caricata la relativa prestazione, analogamente dalla scheda attività si può immediatamente aprire il documento collegato, senza doverlo cercare nell’archivio documentale come occorre fare nei sistemi tradizionali.

    Un'altra funzionalità del software archiviazione documenti è la gestione della biblioteca di studio attraverso la quale arrivare a gestire il patrimonio bibliografico dello studio. Utile per catalogare, oltre ai libri: le riviste, le banche dati, le rassegna stampa, le ricerche su Internet.

    Oltre alle classiche informazioni su autore, titolo, editore la funzione tiene conto anche di:

    • Quando è stato prestato un determinato libro, a chi e, nel caso di studi distribuiti in più sedi, la sede in cui si trova;
    • Associazione di particolari parole chiave definibili a piacere, utili per le successive ricerche;
    • Collegamenti bidirezionali tra la biblioteca, e la relativa pratica/commessa con i relativi documenti.

    Ad ogni libro, poi, si può associare il documento pdf che contiene la scansione della copertina, del sommario o del file della pagina relativa ad una certa ricerca su Internet. 

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    Tutti i video demo di STR Vision Time
    Tutti i video demo di STR Vision Time

    Tutti i video demo disponibili per il software STR Vision Time, divisi per funzionalità.

    Webcast di STR Vision Time
    Webcast di STR Vision Time

    Presentazione completa di STR Vision Time, il software per la gestione dello studio tecnico e società d'ingegneria.

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