COGEIM S.p.A. - COGECO 7: Riorganizzazione dei processi

Riorganizzazione dei processi di un grande gruppo industriale grazie al software STR

COGEIM Spa con sede in Roma, opera nel settore delle costruzioni e gestioni immobiliari, sviluppando iniziative direttamente oppure attraverso società collegate e/o controllate che operano nel medesimo settore.

La capogruppo si occupa di valorizzazioni immobiliari. Appartengono al Gruppo anche una impresa di costruzioni attiva sia in edilizia pubblica che privata, una società di global service, ed una per la gestione di alberghi.

All’inizio del 2013 il Presidente del CdA di COGEIM, Gianfranco Caporlingua, ha deciso per una profonda riorganizzazione dei processi operativi all’interno di tutte le società del Gruppo, ad eccezione del settore alberghiero, innescata anche dall’aver conosciuto e apprezzato le procedure STR, che coprono quasi interamente l’ambito produttivo e operativo di COGEIM.

"Avete subito pensato ad una soluzione completa per le vostre esigenze o avete dato delle priorità a qualche funzione in particolare?"

Caporlingua – "Nell’acquisto si è partiti valutando il gestionale per l’impresa di costruzioni, dopodichè abbiamo deciso di uniformare le procedure amministrative anche delle altre gestioni, vendite immobiliari e facility management, rinunciando al vecchio software ormai datato."

"Con la dotazione di software STR le procedure amministrative sono state uniformate: si va dalla contabilità generale all’analitica, dalla gestione del ciclo attivo a quella del ciclo passivo, dal controllo di gestione ai bilanci riclassificati, dalla gestione banche al controllo dei flussi finanziari. Di più specifico, oltre a STR Vision Cpm per l’ufficio tecnico, c’è poi STR Vision Real Estate utilizzato dal settore vendite e STR PlaNet Gestione Patrimonio utilizzato dalla società di Facility Management."

STR Vision Real Estate

è la soluzione che da un lato permette di determinare, attraverso il Business Plan, obiettivi e strategie di un progetto immobiliare e tenerli sotto controllo; dall’altro, agevola il rapporto con il cliente e la gestione contrattuale ed amministrativa delle vendite, dal compromesso alle fatture, dal mutuo al rogito.

STR PlaNet Gestione Patrimonio

è il software per gestire i servizi di facility management, a partire dal censimento patrimoniale, dalla gestione degli interventi estemporanei di manutenzione, con disposizioni di sopraluoghi e di ordini di lavoro, sino alla manutenzione programmata.

"Quali condizioni si sono verificate che vi hanno spinto a questa informatizzazione così importante?"

"In un periodo di crisi bisogna mettere a posto le aziende, riorganizzarsi, efficientarsi in attesa della ripresa. Metter l’ufficio in procedura unica è un modo per avere dati e informazioni condivisibili, confrontabili e più facilmente controllabili. Anche il documentale (DMS) che abbiamo introdotto in azienda è nella logica del risparmio. Sempre da STR abbiamo acquistato anche il software di CRM (Customer Relationship Management), in particolare per l’unificazione delle anagrafiche fornitori, oltre che dei clienti".

Nel vivo del processo con la gestione degli acquisti

Validato dall’amministrazione e, successivamente, dal reparto tecnico, il processo passa agli acquisti, dove Vision permette di processare le richieste divise per cantieri e magazzino. Mentre nel primo caso il software permette di utilizzare risorse dettagliate in base all’esigenza espressa dalle diverse lavorazioni eseguite nei singoli cantieri, nel secondo a essere richiamata è la natura di quel che si va ad acquistare e che, proprio per la numerosità e la tipologia del parco macchine utilizzato, ha un livello di dettaglio estremamente spinto.

«Il tutto - riferisce il responsabile dei sistemi It di Vidoni - nell’ottica di comprendere la tipologia di materiale acquistato rispetto alle richieste, così da eliminare gli errori di imputazione di un ordine, piuttosto che di un altro».
Successivamente, le fasi di lavorazione prevedono la selezione del fornitore più opportuno in base sia alle condizioni contrattuali, sia all’inquadramento economico ritenuto più strategico.

In questa fase è stato implementato il gestionale anche sulla parte relativa alle comunicazioni per operazioni di Iva 3000 e sulla parte di bollettazione afferente la produzione di un impianto di conglomerati bituminosi di proprietà posizionato in zona Udine «al fine di comprendere se la tipologia di prodotti finiti venduti e la relativa tipologia di mercato affrontata risultava realmente profittevole o meno».

Dati visibili e sempre a disposizione

Così, se tra le personalizzazioni richieste al giornale non è mancata l'implementazione di una parte relativa ai centri di costo anche per l'impianto di conglomerati finalizzato a comprendere quanto viene prodotto giornalmente e la quantità di materia prima utilizzata rispondendo a specifiche certificazioni Ue, i passi previsti nel prossimo futuro guardano al raggiungemento di un ulteriore livello di dettaglio nella parte tecnica.

Non tanto per quanto concerne la contabilità analitica - conclude Urban - quanto per l’analisi dei prezzi e lo studio dei computi metrici creati direttamente per fornire lo stato di avanzamento lavori ai subappaltatori o agli Enti committenti».

Verso la gestione anticipata di tesoreria

Il tutto, nelle parole del nostro interlocutore, al fine di ottenere un filo diretto con la parte amministrativa in grado di introdurre “un gradino di controllo in più", mentre l’implementazione da realizzarsi «quanto prima» della soluzione DocFinance per la gestione della tesoreria aziendale integrata con STR Vision, consentirà a Vidoni di gestire tutti gli eventi di tesoreria aziendale creando direttamente la registrazione sul programma e tenendo monitorate tutte le condizioni contrattuali stipulate con i diversi istituti di credito.

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