La comunicazione di progetto: dal "rumore" di Shannon & Waver al Building Information Modeling.

Ci sono alcuni aspetti nella gestione di un appalto pubblico o privato in edilizia che purtroppo ancora oggi non vengono tenuti nella giusta considerazione. L’essere “sincopati” solo su tempi e costi, sia in fase di programmazione che in quella di esecuzione, spesso ci fanno tralasciare aspetti gestionali che, se non curati nella giusta misura, creano problemi. Uno di questi e forse il più importante è la comunicazione.

Un aneddoto piuttosto diffuso è che chi gestisce risorse dedica (o dovrebbe dedicare) circa l'80% del suo tempo alle comunicazioni, ivi comprese, le stesse attività di gestione degli stakeholder, spesso insoddisfatti proprio per la mancanza d'informazioni sul progetto, scarso coinvolgimento, e talvolta non messi in grado di reagire o operare bene per insufficienza di dati, come ad esempio subappaltatori o fornitori.
Sebbene i progetti abbiano bisogno di comunicare le informazioni, le necessità di informazioni e i metodi di distribuzione possono variare. Tra i fattori di successo del progetto si evidenziano:

  • l'individuazione dei bisogni informativi degli stakeholder;
  • ogni altra esigenza di informazioni aventi carattere obbligatorio, per esempio di tipo legislativo o Norma
  • ed infine la definizione di strumenti idonei per soddisfare detti bisogni.

Pianificare le informazioni, distribuire le informazioni e gestire le comunicazioni, quindi sono le fasi da tenere ben a mente nella gestione di un progetto.

Pianificare le Informazioni

Nel pianificare le informazioni, il primo passo da compiere, come abbiamo visto nel precedente articolo che parlava degli stakeholder, è quello di creare una "semplice" lista dei portatori di interesse del progetto e poi redigere un vero e proprio piano di comunicazione.
Il modello dovrebbe essere quello della comunicazione per accezione, ovvero non tutti devono sapere tutto ma l'informazione giusta, al momento opportuno e nella forma o con l'approccio più consono.
Si ricorda che all'aumentare del numero Ndi individui che scambiano informazioni fra loro, le possibilità di aumentare i canali di comunicazione aumentano col quadrato, comeNx(N-1)/2; con essi quindi sale il rischio di fare rumore e aumentare l'incomprensione. D'altra parte bisogna favorire i canali di informazioni utili ed essenziali. Essere informati per quanto necessario, e sul perché si fanno certe cose, aumenta la motivazione e l'efficienza del gruppo.
Per comprendere al meglio le difficoltà dovute al rumore che insorgono durante la comunicazione può essere utile il modello di Shannon e Weaver del 1949.

Il modello Shannon e Weaver

La comunicazione può essere disturbata da un rumore, cioè qualunque fattore, sia fisico che psicologico, che interrompa o ostacoli il processo.

Per ovviare al problema del rumore si hanno due possibili vie da seguire,

  • la ridondanza, cioè quando l'emittente rende più comprensibile il messaggio ripetendolo in modo più chiaro o accompagnandolo con gesti ed espressioni facciali,
  • il feedback, cioè quando il ricevente restituisce l'informazione al mittente, che così può verificarla, chiedendo chiarimenti.

Rumore, ridondanza e feedback rendono la comunicazione, dinamica.
I possibili tipi di rumore che si possono presentare sono:

  • Esterno, cioè i fattori esterni al ricevente (come il rumore presente in cantiere);
  • Fisiologico, cioè i fattori biologici che interferiscono con una ricezione accurata (come una malattia o la perdita temporanea dell'udito);
  • Psicologico, cioè le forze, interne a chi comunica, che interferiscono con l'abilità di esprimere o recepire un messaggio (come una preoccupazione). Questa particolare condizione è spesso presente per chi vive il mondo dell'edilizia in quando i cantieri sono sempre decentrati dal posto nel quale si vive abitualmente;
  • Culturale, cioè quando la cultura dell'emittente è differente da quella del ricevente (come un messaggio in italiano inviato ad un anglofono)

Tipi di Comunicazione

Distribuire le informazioni è una fase molto delicata nella quale durante il periodo di esecuzione di un progetto o di un cantiere dovremmo rispettare il piano redatto in fase in programmazione. Gli strumenti per comunicare oggi sono davvero tanti, e nell'uso di alcuni, come l'email, bisogna stare attenti. Una lista di indirizzi inappropriata, una parola di troppo e una virgola di meno possono ingenerare difficoltà e creare incomprensioni. In Italia è particolarmente sentito, in questo periodo, il tema della digitalizzazione. Infatti i nuovi strumenti basati su internet richiedono sempre maggiore larghezza di banda. Qualsiasi tipo di approccio noi vogliamo avere per comunicare al meglio, comunicazioni dal vivo a parte come ad esempio le riunioni, la digitalizzazione non può che ricoprire un ruolo fondamentale. Possiamo avere ad esempio i seguenti approcci o mezzi, in base a ciò che vogliamo comunicare:

  • incontro dal vivo "riunioni",
  • approccio scritto o verbale del tipo formale o non formale,
  • e-mail aziendale,
  • Whatsup,
  • FB messenger, etc.. (informale),
  • e-mail PEC (formale),
  • telefono,
  • videoconferenza,
  • presentazioni formali,
  • project management software,
  • social network,
  • mezzi di stampa e TV,
  • sito internet dedicato al progetto.

L'importanza del Building Information Modeling

In fase di monitoraggio e controllo, gestire le informazioni ci aiuta ad assicurare che i bisogni di comunicazione degli stakeholder del progetto risultino soddisfatti e a risolvere i problemi di comunicazione se e quando questi sorgono. Questa fase dovrebbe focalizzarsi sull'obiettivo di migliorare la comprensione e la cooperazione tra i diversi portatori di interesse attraverso una buona comunicazione oltre che fornire informazioni tempestive, accurate e non distorte ed infine risolvere i problemi di comunicazione al fine di minimizzare il rischio che il progetto venga influenzato in modo negativo da incomprensioni o problemi che restando sconosciuti o irrisolti impattano su gli stakeholder.
Questo articolo, fin qui, si basa su considerazioni di base nell'epoca 1.0 ed evidenzia alcuni aspetti critici che però, sono presenti ancora oggi e che addirittura in alcuni passaggi, si manifestano in forma drammatica. Ecco spiegato uno dei motivi dell'importanza del Building Information Modelling (BIM). I modelli digitali producono una grandissima mole di informazioni che, se ben gestite, possono apportare notevoli vantaggi, azzerando addirittura i problemi del modello Shannon e Weaver del 1949 appena esposto e molti altri. (Basti pensare alla Blockchain per la contrattualistica oppure ACdat)
La comunicazione è un tema molto ampio da trattare ed in questo articolo sono stati messi in risalto solo alcuni aspetti della "comunicazione di progetto" che riguardano il comparto delle costruzioni. Siamo in piena evoluzione ma chi dovrà gestire i progetti edili dovrà avere le competenze per poterlo fare al meglio, approfondendo anche queste tematiche.

Autore: Antonio Ortenzi

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