L’introduzione del Project management nelle organizzazioni: quando e come

Le buone pratiche di project management stanno entrando ed entreranno sempre più nel mondo delle costruzioni, sia in ambito pubblico che privato. Da oggi a qualche anno tutte le organizzazioni dovranno dotarsi di un modello di implementazione dei processi di PM che verrà sviluppato in base alle le caratteristiche proprie dell’organizzazione che lo adotteranno.

Esistono vari modelli di stampo internazionale e nazionale che negli anni si sono sviluppati e, quando ben applicati, hanno portato dei grandi vantaggi a tutte le organizzazioni che li hanno adottati. Il P3M, sviluppato dal Darci Prado con Russell Archibald, adottato da varie nazioni. In questo articolo non volendo fare un compendio verso il quale si rimanda alla letteratura per i dovuti approfondimenti, del modello Prado, adopereremo le basi principali per capire cosa ci aspetta per ottemperare all’art. 31 del Dlgs 51 del 2017 che al comma 9 invita le stazioni appaltanti ad istituire una struttura stabile a supporto del rup e, nell’ambito della formazione obbligatoria, ad organizzare attività formativa avente i requisiti sia in materia di PM, che per quanto riguarda gli strumenti elettronici di modellazione per l’edilizia e le infrastrutture (si legga BIM).


Il modello Prado si basa fondamentalmente su due concetti, il primo identifica quali sono le dimensioni da analizzare per avere un corretto asset dell’organizzazione da sviluppare e l’altro contraddistingue i livelli di maturità dell’organizzazione ponendone le basi per un corretto sviluppo formativo di tutta la struttura organizzativa. Un accurato test di conoscenza sui temi delle dimensioni (fig. 1) di analisi determinano un punteggio che pone le indicazioni per una corretta collocazione su uno dei livelli di maturità (fig.2) di tutta l’organizzazione.

Come possiamo vedere nella figura 1 la struttura organizzativa, per applicare correttamente il project management, occorrono tre pilastri.

  • Il primo è l’allineamento di tutta la struttura al comparto strategico dell’organizzazione, ad esempio nella p.a. potrebbe essere rappresentata dagli organi istituzionali e politici che ne danno un indirizzo.
  • La colonna di centro rappresenta la metodologia applicata come ad esempio il project management che enfatizza le fasi di programmazione e controllo nel rispetto di tempi e costi, monitorando la qualità e prevenendo i rischi.
  • Ultimo ma non ultimo il processo di informatizzazione che mira a creare un vero e proprio PMIS (project management information system).

Oggi purtroppo l’Italia paga uno scotto profondo dovuta al ritardo nell’implementazione di modelli informativi e il passaggio verso l’innovazione di processivirtuosi che, tendono sempre di più all’integrazione delle informazioni usando database che agevolano tutto il sistemainformativo dei progetti e delle organizzazioni.
Tornando alla disamina del nostro modello, alla base dei 3 pilastri, Prado, abbandona la visione dell’organizzazione e entra in merito alle competenze del singolo membro raggruppandole in tecniche e comportamentali. Le tecniche sono indirizzate alla conoscenza dei processi cosiddetti hard come possono essere ad esempio quelle relative alla gestione dei rischi, dei tempi e dei costi. Le competenze comportamentali invece, cosiddette soft, sono quelle competenze che vanno verso una corretta gestione delle risorse (umane e non) e verso la capacità di comunicare. Negli uffici tecnici spesso si incontrano infatti professionisti competentissimi sia dal punto di vista tecnico che da quello burocratico, lesinando spessissimo sulle competenze gestionali (la burocrazia è spesso antitetica verso le best practice gestionali, in quanto la prima è conservativa, mentre la seconda è proattiva) e su quelle comportamentali che esaltano le doti di comunicazione e leadership.

 

I livelli di maturità (Fig.2) ci aiutano, dopo aver svolto un corretto asset dell’organizzazione tramite dei test, a collocare l’organizzazione in uno dei cinque livelli.

  • Il livello uno è dedicato appunto all’asset dell’organizzazione stessa.
  • Nel livello due la struttura organizzativa deve aver appreso un linguaggio comune altrimenti necessita di un processo di formazione atto a far comunicare con un linguaggio corretto tutti i membri dell’organizzazione.
  • Il livello tre è dedicato al vero inizio dell’implementazione delle metodologie, qui si inseriscono gli standard ed i processi di project management.
  • Il livello quattro e cinque sono dedicati al miglioramento e all’ottimizzazione ovvero al consolidamento delle best practice sui progetti ed all’ottimizzazione di tutta la struttura organizzativa che mira ad esaltarne le competenze di ogni singolo membro.

Questo, in sintesi, uno dei modelli di implementazione che ovviamente sarebbe da calzare su ogni singola organizzazione ed al quale dedicare il giusto tempo al relativo sviluppo. In buona sostanza possiamo affermare, anche in questo caso, che disponiamo di metodi e strumenti che, se correttamente applicati, possono aiutare tutto il comparto delle costruzioni a cambiare paradigma e ad innescare, questa volta a favore delle organizzazioni e non del solo singolo, una corretta programmazione e controllo dei progetti. Questi tra i primi passi da compiere per riuscire a creare un ambiente idoneo affinché ogni singolo membro dell’organizzazione, siano essa pubblica che privata, possa operare in maniera virtuosa.