Gestione Documentale
Potrebbero interessarti
Cos'è un DMS?
Questi software, definiti DMS (Document Management System), sono in grado di gestire i processi di acquisizione, archiviazione e consultazione di tutti i tipi di documenti di un’azienda, sia cartacei che già prodotti in formato digitale: corrispondenza, preventivi, ordini, contratti, fatture, disegni, foto, verbali, documenti contabili e fiscali.
I software per la gestione documentale consento in genere le seguenti attività:
- Creare documenti e archiviarli automaticamente con creazione di una cartella pratica/commessa o cliente
- Autocomporre il documento o perfino l’e-mail a partire da modelli con i dati
del cliente e della pratica/commessa, risparmiando tempo prezioso nelle
comunicazioni di routine - Collegare file di qualunque tipo, ad esempio quelli ricevuti dalla posta elettronica o scansioni di documenti cartacei, alle pratiche o attività/eventi
- Catalogare documenti preesistenti, anche in blocco, cartella per cartella
- Protocollare la corrispondenza in arrivo o i documenti di terzi ricevuti in custodia
- Catalogare le e-mail ricevute e spedite da Outlook/Entourage. Si ha il duplice vantaggio di farne una copia di backup e di registrarne l’attività per poterla successivamente documentare per statistiche e verifiche
- Controllare l’accesso al documento, che può essere riservato all’autore, ai referenti delle pratica/commessa o ad un gruppo di persone selezionate
- Gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni, con possibilità di duplicarlo e rinominarlo per associarlo ad altra pratica/commessa o cliente
La soluzione software STR
TeamSystem DMS è un’applicazione web per la gestione documentale. Si tratta di una soluzione, integrata in modo nativo con il software STR/TeamSystem, che permette la creazione di un archivio aziendale centralizzato, riducendo tempo e costi per la gestione della documentazione.
Le principali funzionalità di Knos sono:
- Gestione Documentale (Archiviazione e Workflow)
- Conservazione sostitutiva
- Storicizzazione (gestione dell’archivio storico)
- Gestione del cartaceo Barcode OCR
- Protocollo informatico
- Knos Mobile su tablet e iPad
Nel campo della gestione documentale STR offre anche le funzionalità di Gestione e Archiviazione documenti all'interno di STR Vision Time, ilsoftware gestione studio professionale che rende la gestione operativa e amministrativa di dati, documenti e contabilità dello studio un passaggio semplice ed efficiente, utile a migliorarne la produttività e l’efficienza.
Rimani aggiornato con STR
Novità di mercato, di prodotto, eventi e tutte le iniziative di STR dedicate al mondo delle costruzioni, iscrivi alla nostra newsletter dal modulo qui sotto.