I software per la gestione documentale consento in genere le seguenti attività:

• Creare documenti e archiviarli automaticamente con creazione di una cartella pratica/commessa o cliente
• Autocomporre il documento o perfino l’e-mail a partire da modelli con i dati
  del cliente e della pratica/commessa, risparmiando tempo prezioso nelle
  comunicazioni di routine
• Collegare file di qualunque tipo, ad esempio quelli ricevuti dalla posta elettronica o scansioni di documenti cartacei, alle pratiche o attività/eventi
• Catalogare documenti preesistenti, anche in blocco, cartella per cartella
• Protocollare la corrispondenza in arrivo o i documenti di terzi ricevuti in custodia
• Catalogare le e-mail ricevute e spedite da Outlook/Entourage. Si ha il duplice vantaggio di farne una copia di backup e di registrarne l’attività per poterla successivamente documentare per statistiche e verifiche
• Controllare l’accesso al documento, che può essere riservato all’autore, ai referenti delle pratica/commessa o ad un gruppo di persone selezionate
• Gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni, con possibilità di duplicarlo e rinominarlo per associarlo ad altra pratica/commessa o cliente

La soluzione software STR

TeamSystem DMS è un’applicazione web per la gestione documentale. Si tratta di una soluzione, integrata in modo nativo con il software STR/TeamSystem, che permette la creazione di un archivio aziendale centralizzato, riducendo tempo e costi per la gestione della documentazione.

Le principali funzionalità di Knos sono:

• Gestione Documentale (Archiviazione e Workflow)
• Conservazione sostitutiva
• Storicizzazione (gestione dell’archivio storico)
• Gestione del cartaceo Barcode OCR
• Protocollo informatico
• Knos Mobile su tablet e iPad

Nel campo della gestione documentale STR offre anche le funzionalità di Gestione e Archiviazione documenti all'interno di STR Vision Time, ilsoftware gestione studio professionale che rende la gestione operativa e amministrativa di dati, documenti e contabilità dello studio un passaggio semplice ed efficiente, utile a migliorarne la produttività e l’efficienza.

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