Gestione Documentale

Per Gestione documentale applicata al mondo del software si intende lo sviluppo di applicazioni specificamente pensate per rendere semplice ed efficace la creazione e la condivisione collaborativa dei documenti emessi e ricevuti da un'azienda.

Cos'è un DMS?

Questi software, definiti DMS (Document Management System), sono in grado di gestire i processi di acquisizione, archiviazione e consultazione di tutti i tipi di documenti di un’azienda, sia cartacei che già prodotti in formato digitale: corrispondenza, preventivi, ordini, contratti, fatture, disegni, foto, verbali, documenti contabili e fiscali.

software per la gestione documentale consento in genere le seguenti attività:

  • Creare documenti e archiviarli automaticamente con creazione di una cartella pratica/commessa o cliente
  • Autocomporre il documento o perfino l’e-mail a partire da modelli con i dati
    del cliente e della pratica/commessa, risparmiando tempo prezioso nelle
    comunicazioni di routine
  • Collegare file di qualunque tipo, ad esempio quelli ricevuti dalla posta elettronica o scansioni di documenti cartacei, alle pratiche o attività/eventi
  • Catalogare documenti preesistenti, anche in blocco, cartella per cartella
  • Protocollare la corrispondenza in arrivo o i documenti di terzi ricevuti in custodia
  • Catalogare le e-mail ricevute e spedite da Outlook/Entourage. Si ha il duplice vantaggio di farne una copia di backup e di registrarne l’attività per poterla successivamente documentare per statistiche e verifiche
  • Controllare l’accesso al documento, che può essere riservato all’autore, ai referenti delle pratica/commessa o ad un gruppo di persone selezionate
  • Gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni, con possibilità di duplicarlo e rinominarlo per associarlo ad altra pratica/commessa o cliente

La soluzione software STR

TeamSystem DMS è un’applicazione web per la gestione documentale. Si tratta di una soluzione, integrata in modo nativo con il software STR/TeamSystem, che permette la creazione di un archivio aziendale centralizzato, riducendo tempo e costi per la gestione della documentazione.

Le principali funzionalità di Knos sono:

  • Gestione Documentale (Archiviazione e Workflow)
  • Conservazione sostitutiva
  • Storicizzazione (gestione dell’archivio storico)
  • Gestione del cartaceo Barcode OCR
  • Protocollo informatico
  • Knos Mobile su tablet e iPad

Nel campo della gestione documentale STR offre anche le funzionalità di Gestione e Archiviazione documenti all'interno di STR Vision Time, ilsoftware gestione studio professionale che rende la gestione operativa e amministrativa di dati, documenti e contabilità dello studio un passaggio semplice ed efficiente, utile a migliorarne la produttività e l’efficienza.

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